如何讓新員工快速融入團隊?

時間:2020-02-03

促進新員工融入可以從兩個方面入手,一是工作上的融入,一是情感上的融入,兩者相輔相成。

大型公司定期開課講企業文化,中小企業依靠部門負責人個人發揮,少有人真正下功夫。

曾經在幫助新人融入這個話題上下了很多功夫,我將詳細地闡述以下三個部分:

我們是如何考慮、判斷新人融入的問題;

針對促進新人融入,從工作、情感兩個層面的實操建議;

分享我們正在使用的《Mentor Sop》,包括入職前 2 周的安排,和讓很多新人稱贊的 Review 機制。

1.Mentor 制度

我們常說第一印象很重要,員工新加入一家公司的第一感受、第一狀態也很重要。

對于員工而言,新到一個地方,有期待也有忐忑,我們希望新人能夠快速融入,創造價值,我們回顧一下馬斯洛需求,在這樣一個第一次,我們需要讓新人感受到自如、被需要。

我司采用了Mentor+Leader的機制幫助新員工快速融入,Mentor 的主要職責是使用各種軟性、正式的方式幫助新人融入團隊,促進新人對公司業務、團隊協作、自我驅動等方面的提升,直到轉正。當然,實際上很多 Mentor 不會止步于“轉正”,而是“終身陪伴”。

Mentor 絕大多數是同組的資深員工,對企業文化、業務開展、協作方式、基礎技能都有不錯的積累,也樂于幫助新人。

對于新人而言,擁有一個可以無所顧忌的伙伴幫忙解答各種問題;對于 Mentor 而言,這是個很棒的嘗試帶人的機會;對于團隊而言,讓新人感受良好,加速進入穩定的工作狀態,產出更多的價值,也分攤了 Leader 的一部分壓力,三方受益。

2.情感上的融入

在新人還沒來的時候可能會對同事是不是好相處、Leader 是什么風格存在疑惑;如果是異地入職,可能在租房方面需要幫助;入職第一天,新人對于周邊的餐廳不了解,如果比較靦腆的新人,可能在大家一起吃飯時尷尬,不好意思插話,成為“局外人”。

其實新入職時,常見的尷尬點大家都差不多,只要我們設身處地從新人視角去感受,不難發現其中的關鍵點。以下是我們梳理的一些 Tips,有效幫助新人在情感層面快速融入:

入職前,Mentor 主動聯系新人,詢問是否需要幫助,比如:租房、交通、入職準備等;

入職第一天很重要,工位最好安排 Mentor 旁邊,方便新人隨時提問,也便于 Mentor 及時主動發現問題;

入職第一天午飯,Mentor 帶領新人和小組的同學一起吃飯,發起美食、興趣愛好、家鄉等方面的話題,核心在于鼓勵新人多表達;入職前兩周,Mentor 盡可能都與新人一起吃中午,也可以邀請其他組同學一起午飯、遛彎兒;

如果公司有興趣群,可以主動邀請新人加入,尤其是活躍度高的群,讓新人以更輕松的方式融入;

入職當天下午,安排軟硬件、公司作息時間等方面的培訓,培訓為一對一,主要讓新人自己實際操作,由此對陌生的環境可以快速了解;

貫穿其中的一點,鼓勵新人多問,新人有問題時,熱情、全面地解答。

3.工作上的融入

即便是資深的人接觸一個新業務,都需要一步一步開始,先了解業務模式、長短期目標、現狀,再在之后的工作中逐步填補細節。

為了讓新人快速熟悉業務,我們主要把握以下幾點:

入職前,Leader 和 Mentor 一起溝通新人的情況,明確1)新人職責及 OKR/KPI;2)近 2 個月的核心項目;3)制定 First Sign,是指一件相對容易、可以快速出結果的工作事項;

入職當天或第二天上午,會和新人溝通業務情況、團隊 OKR 及成員分工、新人的 OKR、新人的First Sign,讓新人對職責有清晰的認知;

入職第一周會對新人進行公司業務、產品定位、用戶畫像等全面的培訓;入職第二/三周,新人會在小組內進行業務試講,試講的效果以可對外宣講為標準,核心是在于籌備試講的過程中了解業務、產品;

入職第四周,需要新人開始嘗試重度使用產品,并提出建議,這里的建議不需要強調高價值;

每周五,Leader+Mentor+新人會進行一周的 Review,每周溝通的重點不同(后述)。

貫穿上述事項的兩個核心點:1)日常積累了成體系關于業務、項目情況的介紹文檔;2)所有的培訓需要明確的知道目標是什么,如何衡量這個目標是否達成。

4.《Mentor SOP》

之前 HR 部門聯合公司創始人、資深員工的經驗梳理,形成了《Mentor 技巧白皮書》,主要關于在經營 Mentorship 時需要注意的經驗和技巧。為了更具備廣泛的實操性,以及減少人員交替的“傳承成本”,我們小組結合自身特色,制定了一份《Mentor SOP》,讓“帶人”這門玄學變得有跡可循,讓不論是身經百戰還是初次做 Mentor 的小伙伴都能游刃自如。

《Mentor SOP》的主要內容:

Mentor Checklist:主要是根據時間進度,需要達成的事項,前述的 Tips 都被包含其中;

所有涉及培訓的文檔,如業務介紹、軟硬件使用介紹等;

Reveiw 溝通要點及紀要。

需要說明的是:

1)使用時,mentor會按照時間進度來推進進程,每完成一項就在進度處畫勾,有特殊情況就備注說明;但每個新人都有其差異性,所以不要求100%與時間進度匹配;

2)這份材料具有強烈的定制化特色,下表已脫敏,建議大家參考這個方式,但不要直接復用。

5.Review 機制

我們在親密關系中常會“猜”對方怎么想,這個過程很耗心力,也大概率無法得出準確的結論。

這件事情在職場也時常發生,我也正在努力糾正自己。在職場中,我們更提倡直接溝通,如果你不明確老板到底想要什么效果,如果你不知道同事為什么這樣做,那為什么不直接問呢?(此處僅針對于氛圍開放、相對平等的公司文化)

為了促進大家都更加直接的溝通,為了方便大家把平時難以說出口的疑惑開誠布公地講出來,我們會持續進行 Review,入職首月是每周一次,第 2、3 月是每兩周一次,之后每月一次。

根據員工階段的不同,Review 的內容會有所區別:

在入職前 2 周,更多溝通的是對環境、工作方式的適應情況;

入職 1 月時,會關注新人對業務的認識,是否可以開始推動事情進展。

每個階段的關注點都有不同,詳情可以見下表,為了展現方便,其中也做了一些省略。

Review 的關鍵點是在于:

Review 主要溝通感受、觀點層面,工作的具體事項建議放在在日常溝通;

Mentor 需要營造平和、舒適的氛圍,多給開放性問題,鼓勵新人多表述、提問、吐槽;

做得好的地方及時鼓勵、肯定,做得不好的盡早、清晰、面對面溝通,“早發現早治療”;

多問新人有什么困難,給出具有實操價值的建議,和他一起解決。

以上是我們在做新員工引導時一些行之有效的辦法,歡迎大家交流、指教,也歡迎分享給你的團隊。如果我的經驗對你有幫助,那就給個贊吧,:)

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